Administrativ medarbejder til Grønne Områder - løs opgaver på tværs og skab resultater

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Drives du af at løse opgaver i et tværfagligt miljø? Er du holdspiller, serviceminded, åben og nysgerrig og i stand til at skabe resultater? Vil du være med til at samskabe og finde gode løsninger, og har du et personligt drive og viljen til at få det hele til at lykkes? Så har du nu muligheden, da Grønne Områder søger en administrativ medarbejder, der kan varetage opgaver inden for bl.a. kirkegårdsområdet, understøtte sagsbehandlingen fx i forbindelse med byens mange arrangementer samt administrere kommunens bådpladser.   

Grønne Områder drifter og udvikler de kommunalt ejede grønne områder herunder skove, parker og de kommunale kirkegårde. Udover driftsopgaverne planlægger og realiserer vi mindre grønne projekter, som understøtter driften og brugen af de grønne områder. Det kan være etableringen af rekreative anlæg, dræn, stier eller lign.  

Grønne Områder er en stor afdeling, som udgøres af ca. 65 medarbejder. Vi er organiseret i mindre teams, nogle organiseret under en teamleder andre i selvstyrende aktionsgrupper. Afdelingen har brug for generel administrativ understøttelse i forbindelse med fx aktindsigtsanmodninger, håndtering og besvarelse af post, økonomistyring, årsplanlægning osv.  

Grønne Områder administrerer to kommunale kirkegårde og et krematorie, og vores nye kollega skal ligeledes kunne løse sagsbehandling her inden for i samarbejde med de øvrige administrative kolleger. Det kan fx være salg af gravsteder, bestilling af planter og gran til gravpladserne, indgå i telefontiden og lignende. 

Grønne Områder varetager dertil udlejningen af i alt 265 bådpladser fordelt på fire strandområder, og vores nye kollega skal være med til at administrere udlejningen, og være kontaktperson for lejerne.  

Udover ovenstående forestå Grønne Områder sagsbehandling inden for en række områder, hvor vi afhængig af sæson og travlhed har brug for, at vores nye kolleger kan bidrage med konstruktive løsninger. Det kunne fx være i forbindelse med udarbejdelsen af tilladelser til de mange arrangementer, en levende by som Aarhus er hjemsted for. Alle opgaverne løses gennem tæt dialog og i samarbejde med de nærmeste kollegaer.  

Beskrivelse af stillingen  
Vi søger en ’holdspiller’, der både er klar på at tage fat i de mange opgaver, men som også er klar på at samtænke løsninger med sine kollegaer ud fra en lyttende og ikke mindst bidragende tilgang. Vi tror på samarbejdet, og vi tror på, at løsninger i mange tilfælde findes i mellemrummene mellem viden og erfaring. Viden og erfaring har ingen værdi i skuffen, og derfor ser vi det som en af vores fornemmeste opgaver at bringe begge dele i spil. Den interne kultur er derfor også bygget op om, at det er legitimt af spørge sine kollegaer til råds, og det er afgørende at bidrage.   

Arbejdsopgaverne består dels af sagsbehandling i forbindelse med administrationen og udlejningen af de kommunale bådpladser. På Kirkegårdsområdet består arbejdsopgaverne dels af sæsonbetonede opgaver, men også ad-hoc opgaver fx i forbindelse med afløsning på telefon mv., hvor man ofte har en dialog med pårørende til afdøde.  

Derudover er der løbende arbejde med IT-systemer, som understøtter den daglige sagsbehandling og administration. Det er vigtigt, at du som sagsbehandler tænker i 360 graders løsninger, som også sikrer hensynet til resten af byen - naboer, erhvervsliv, naturen, trafikken mv. Da vi er en del af en politisk styret organisation, vil der forekomme udarbejdelse af skriftligt materiale til forskellige interessenter, internt og eksternt, og herudover kan der blive mulighed for inddragelse i/ansvar for forskellige projekt- og udviklingsopgaver i kommunens grønne områder. For at se dig selv ind i stillingen skal du forvente en fordeling af din arbejdstids mellem kirkegårdsområdet, som har hjemsted på hhv. Nordre og Vestre Kirkegård, og øvrige opgaver herunder administration af bådpladser, almindelig sagsbehandling og øvrige administrative opgaver.  

Stillingen er forankret i Grønne Områder under Byliv i Teknik og Miljø, hvor du vil blive en del af en dynamisk afdeling, som arbejder med drift og udvikling af kommunens grønne områder og de kommunale kirkegårde samt myndighedsopgaver indenfor udeservering, mobilt gadesalg og arrangementer. 

Din profil  
Den rette kandidat har en relevant kontoruddannelse og har erfaring med administrative opgaver, sagsbehandling og/eller kommunal forvaltning. Det er afgørende, at du motiveres ved opgaverne, og kan se dig selv være en bidragende og aktiv kollega. Herudover ser vi gerne, at du har kompetencer og erfaring, der matcher flere af følgende - ikke prioriterede - elementer:   

• Servicemindet og dialogsøgende af natur. 
• Er god til planlægning, styring og koordinering med blik for både detaljen og helheden. 
• Synes, at det er sjovt at arbejde med mange bolde i luften på samme tid og i et til tider hektisk arbejdstempo, hvor dine evner til at være fleksibel og omstillingsparat kommer i spil .
• Besidder en stærk IT-forståelse, erfaring med Officepakken og er lærenem indenfor tekniske systemer. 
• Gode formidlings- og formuleringsevne i tale og på skrift.  
• Er struktureret og stærk i administrative opgaver. 
• Er en tillidsfuld og imødekommende relationsskaber, der kan opbygge samarbejdsrelationer og netværk med både interne og eksterne aktører. 
• Har lokalkendskab til Aarhus og omegn.  

 Opgaver  

• Administrative understøttelse af afdelingen i forbindelse med aktindsigtsanmodninger, økonomistyring, årsplanlægning samt besvarelse af henvendelser fra borgere og interne samarbejdspartnere.  
• Myndighedsudøvelse og arealadministration af de kommunale bådpladser.  
• Understøttende IT-opgaver inden for rekreative aktiviteter og faciliteter. 
• Sagsbehandling og sæsonbetonede opgaver på kirkegårdsområdet, samt ad-hoc opgaver i forbindelse med afløsning ved telefon i ferier mv.  
• Sagsbehandling inden for afdelingens øvrige opgaveportefølje fx arrangementsområdet. 

Som person forventer vi, at du er åben, udadvendt og har gå-på-mod samt evner at finde løsninger inden for til tider faste rammer - sammen med arrangør, kollegaer og øvrige myndigheder. Du er handlingsorienteret og trives med at have mange bolde i luften, og du ser værdien i at indgå i gode fællesskaber med dine kollegaer og samarbejdspartnere på tværs af hele organisationen og forstår betydningen af, at dette er med til at skabe arbejdsglæde i hverdagen og giver værdi for opgaven.  

Hvis du vil vide mere 
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte: Afdelingsleder Andy Tomes på tlf. 2920 8160 og e-mail anto@aarhus.dk eller teamleder for kirkegårde Martin Højholt på tlf. 2920 8165 og e-mail mhoj@aarhus.dk.  
 
Løn og ansættelsesvilkår  
Der er tale om en fast stilling med en ugentlig arbejdstid på 37 timer. Arbejdsstedet vil være dels Teknik og Miljøs kontorhus ”Blixens” i Brabrand samt nogle dage på enten Nordre eller Vestre Kirkegård, hvor der også sidder administrativt personale. 
 
Løn- og ansættelsesvilkår vil være i henhold til gældende overenskomst. 

Ansøgning
Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning. Ansøgningsfristen er torsdag den 25. juli 2024. 

Ansættelsessamtaler afholdes den 21. august 2024. Forventet tiltrædelse er den 1. september 2024 eller snarest muligt.
   
Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.  

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

 

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aarhus Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Aarhus Kommune, Karen Blixens Boulevard 7, 8220 Brabrand

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 09-08-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6081902