Teknik og Miljø, Aarhus Ejendomme søger to kontoruddannede assistenter til Sekretariatet - fastansættelse

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Trives du med at levere høj service, og er du en løsningsorienteret, fleksibel, teamplayer? Har du et godt overblik og er systematisk i din opgaveløsning?

Har du lyst til at arbejde i et team med dygtige og engagerede kollegaer med et bredt spektrum af serviceopgaver og mødeunderstøttelse?

Vi tilbyder et afvekslende job, hvor du vil få en bred kontaktflade i hele organisationen og har mulighed for at arbejde selvstændigt og præge opgaveløsningen. Der er også gode udviklingsmuligheder. 

Om jobbet
Teknik og Miljø flyttede i januar 2019 til en nyopført kontorbygning (Blixens) i Gellerup med 1150 arbejdspladser. Kontorbygningen har moderne faciliteter og huser desuden en hyggelig café, et kafferisteri og fælles lokaler på bygningens øverste etage. Vi søger nu to imødekommende og fleksible medarbejdere til fastansættelse i to fuldtidsstillinger på 37 timer om ugen i Sekretariatet. Ved Teknik og Miljø værdsættes mangfoldighed, og der er fokus på ligestilling.

Den primære opgave for Sekretariatet er at give kunden/borgeren en god velkomst i huset samt fungere som en fælles servicefunktion, der understøtter alle afdelinger i huset. Du skal derfor arbejde med alsidige og afvekslende opgaver inden for reception, journalisering, telefon og BackOffice, herunder mødeunderstøttelse. Da både receptionen og telefonen er kundens første møde med Teknik og Miljø, skal du være imødekommende, hjælpsom og evne at møde alle i øjenhøjde. Vi hjælper hinanden med opgaveløsningen i afdelingen, hvorfor egenskaber som overblik og sans for samarbejde er af væsentlig karakter. 

Du vil primært få opgaver indenfor telefon, reception og BackOffice, men du må forvente, at du kommer til at varetage opgaver indenfor alle områder. Opgaverne fordeler sig således:

Reception:

• Servicere kunden/borgere samt være husets ansigt udadtil
• Give generel information til gæsterne og guide dem videre i huset
• Være opsøgende i forhold til gæster der signalerer, at de har brug for hjælp

Telefon:

• Besvare hovedomstillingen for Teknik og Miljø
• Straks afklare overordnede spørgsmål
• Viderestille opkald og modtage telefonbeskeder

BackOffice:

• Mødeunderstøttende opgaver af forskellige ledelsesmøder i Aarhus Ejendomme, MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper. Understøttelsen omfatter udarbejdelse af dagsordener, referater samt indkaldelse
• Arbejdsmiljøkoordinator
• Være kontaktperson mellem interne og eksterne henvendelser
• Indkøb og fordeling af varer
• Udføre administrative serviceopgaver for bygningen
• Øvrige administrative opgaver

Journal:

• Håndtering af e-post og anden post til afdelingerne             
• Journalisere indgående dokumenter i GetOrganized

Afdelingen Sekretariatet hører under Aarhus Ejendomme i Teknik og Miljø. Aarhus Ejendomme beskæftiger 600 ansatte, som sammen har til opgave at vedligeholde og udvikle kommunale bygninger og varetage driftsmæssige opgaver vedrørende bygninger, samt udleje af bolig- og erhvervsejendomme og landbrugsjorder m.v. Herunder hører blandt andet også teknisk personale, vagter og kantinemedarbejdere. Aarhus Ejendomme har afdelinger både på Blixens og Bautavej 6. Din faste arbejdsplads er på Blixens, men du må forvente, at der kan forekomme opgaver på begge adresser. 

Ansættelsesområdet er Aarhus Kommune, og ansættelsen sker i henhold til gældende overenskomst med HK. Vi er miljø- og arbejdsmiljøcertificerede, og der tilbydes flekstids-ordning. 
 
Din ansøgning
Stillinger i Aarhus Kommune skal søges online. Klik på ”Søg job” via linket nedenfor og følg instruktionerne for at søge en af de ledige stillinger. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.

Ansøgningen og CV skal være os i hænde senest onsdag den 21. februar 2024.

Yderligere oplysninger
Ansættelsessamtaler forventes afholdt mandag den 26. februar 2024.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Lene Bisgaard Simonsen på mail: sleb@aarhus.dk eller på telefon: 4185 9788.

Læs mere om Teknik og Miljø, hvad du kan forvente af rekrutteringsprocessen og vores generelle løn- og ansættelsesvilkår her: Bliv en del af Teknik og Miljø (aarhus.dk)


Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.  

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

 

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aarhus Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Aarhus Kommune, Karen Blixens Boulevard 7, 8220 Brabrand

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 21-02-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5987651